myDATA & Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής: Ο πλήρης οδηγός συμμόρφωσης για επιχειρήσεις

Από τις 2 Νοεμβρίου 2026 όλες οι επιχειρήσεις, ανεξάρτητα από τον τζίρο τους, μπαίνουν στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση. Ταυτόχρονα το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής ισχύει ήδη για όλους και από 1/1/2027 έρχεται η δεύτερη φάση του. Στον οδηγό αυτόν θα βρείτε τι πρέπει να κάνετε για το myDATA, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια και τη διακίνηση εμπορευμάτων, με τις ημερομηνίες όπως ισχύουν μετά τις τελευταίες αποφάσεις της ΑΑΔΕ.

Τι είναι το myDATA

Το myDATA είναι η πλατφόρμα ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ. Εκεί καταγράφονται τα έσοδα και τα έξοδα κάθε επιχείρησης, από τα τιμολόγια, τις αποδείξεις λιανικής και τη μισθοδοσία. Η ΑΑΔΕ χρησιμοποιεί αυτά τα στοιχεία για να διασταυρώνει τις δηλώσεις ΦΠΑ και εισοδήματος. Υποχρέωση έχουν όλες οι επιχειρήσεις και οι ελεύθεροι επαγγελματίες, με απλογραφικά ή διπλογραφικά βιβλία.

Πώς στέλνονται τα στοιχεία στο myDATA

• Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης: πιστοποιημένη εταιρεία που εκδίδει και διαβιβάζει τα τιμολόγια αυτόματα.
• timologio και myDATAapp: δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ, για υπολογιστή και κινητό, κατάλληλες για επιχειρήσεις με λίγα τιμολόγια.
• Εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα (ERP): στέλνει τα στοιχεία απευθείας. Από 1/2/2027, για τα τιμολόγια προς επιχειρήσεις, θα χρειάζεται και σύνδεση με πάροχο.
• Ταμειακή μηχανή: για τις αποδείξεις λιανικής, που διαβιβάζονται μέσω e-send.
• Ειδική φόρμα: χειροκίνητη καταχώριση, μόνο για πολύ μικρές επιχειρήσεις με λίγα παραστατικά.

Οι προθεσμίες διαβίβασης

Προσοχή στα έξοδα: ένα τιμολόγιο αγοράς που δεν εμφανίζεται στο myDATA δεν εκπίπτει. Δείτε αναλυτικά ποια έξοδα εκπίπτουν από την εφορία.

Υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση: οι ημερομηνίες

Η υποχρέωση αφορά τα τιμολόγια μεταξύ επιχειρήσεων στην Ελλάδα (B2B), προς το Δημόσιο (B2G) και προς πελάτες σε τρίτες χώρες. Δεν αφορά τις αποδείξεις λιανικής σε ιδιώτες και τις ενδοκοινοτικές πωλήσεις.

Η ημερομηνία για τις μικρότερες επιχειρήσεις ήταν αρχικά η 1η Οκτωβρίου και μετατέθηκε στις 2 Νοεμβρίου με την απόφαση Α.1197/2026. Στη μεταβατική περίοδο μπορείτε να εκδίδετε παράλληλα και από το πρόγραμμά σας, αρκεί να έχετε υποβάλει εγκαίρως τη Δήλωση Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων. Από 1/2/2027 τα τιμολόγια θα εκδίδονται μόνο μέσω παρόχου ή μέσω timologio και myDATAapp.

Τι κερδίζετε: με την ηλεκτρονική τιμολόγηση τα τιμολόγια πηγαίνουν κατευθείαν στον πελάτη και στην ΑΑΔΕ, δεν χρειάζεται εκτύπωση και ταχυδρόμηση, και οι αποκλίσεις στο myDATA μειώνονται σημαντικά.

Τι γίνεται αν δεν συμμορφωθείτε

Σύμφωνα με την εγκύκλιο Ε.2004/2026, τιμολόγιο που εκδίδεται χειρόγραφα ή μόνο από ERP μετά την έναρξη της υποχρέωσης θεωρείται ότι δεν εκδόθηκε. Η εξαίρεση είναι όταν υπάρχει πρόβλημα σύνδεσης με την ΑΑΔΕ. Για συναλλαγές με ΦΠΑ το πρόστιμο είναι 50% του ΦΠΑ του τιμολογίου, με ελάχιστο 250 € για επιχειρήσεις με απλογραφικά και 500 € για διπλογραφικά. Σε υποτροπή το πρόστιμο διπλασιάζεται.

Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής αντικαθιστά το χάρτινο δελτίο που συνόδευε τα εμπορεύματα. Εκδίδεται ηλεκτρονικά και διαβιβάζεται στο myDATA πριν ξεκινήσει η μεταφορά. Ο οδηγός ή ο μεταφορέας έχει μαζί του τον κωδικό QR ή τον αριθμό του δελτίου, και ο έλεγχος γίνεται ψηφιακά στον δρόμο.

Η πρώτη φάση είναι ήδη υποχρεωτική για όλους. Για τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις και τους κλάδους φαρμάκων, ενέργειας και δομικών υλικών ισχύει από 2/6/2025, για όλες τις υπόλοιπες από 1/12/2025.

Η ημερομηνία της 12ης Οκτωβρίου 2026, που ακόμα αναφέρουν κάποια προγράμματα, καταργήθηκε με την απόφαση Α.1198/2026. Μέχρι το 2027 η καταγραφή της παραλαβής είναι προαιρετική.

Πώς λειτουργεί στην πράξη

• Πριν φύγει το φορτηγό: εκδίδετε το δελτίο από το πρόγραμμά σας, τον πάροχο ή το myDATAapp. Το σύστημα δίνει μοναδικό αριθμό και QR.
• Κατά τη μεταφορά: ο μεταφορέας δείχνει το QR σε τυχόν έλεγχο. Αν το φορτίο αλλάξει όχημα, καταγράφεται η μεταφόρτωση.
• Στην παραλαβή: ο παραλήπτης επιβεβαιώνει την παραλαβή και, αν λείπουν ή περισσεύουν είδη, το δηλώνει.
• Επιστροφές και απούλητα: καταγράφονται με Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής.
• Όταν ο αγοραστής μεταφέρει μόνος του: υπάρχει η «αντίστροφη διακίνηση», όπου το δελτίο εκδίδει ο παραλήπτης.
• Αποστολές με courier: ο λιανέμπορος μπορεί να επικολλήσει την απόδειξη στο δέμα.
• Χωρίς internet: εκδίδεται χειρόγραφο δελτίο με σχετική ένδειξη και διαβιβάζεται μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση.

Εξαιρούνται, μεταξύ άλλων, τα πάγια που πηγαίνουν για επισκευή ή συντήρηση, τα εργαλεία που κουβαλούν οι τεχνίτες, οι αγρότες του ειδικού καθεστώτος και οι περιστασιακοί πωλητές έως 10.000 €.

Πρόστιμα για τη διακίνηση

• Διακίνηση χωρίς παραστατικό: 5.000 € για επιχειρήσεις με απλογραφικά και 10.000 € με διπλογραφικά, ανά έλεγχο.
• Δελτίο που δεν πληροί τις ψηφιακές προδιαγραφές: 500 € ή 1.000 €.
• Μη διαβίβαση στο myDATA: 100 € ανά παράβαση, με ανώτατο όριο 500 € την ημέρα.

Λίστα ελέγχου για τη μικρή επιχείρηση

1. Επιλέξτε τώρα πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή αποφασίστε αν θα δουλέψετε με timologio και myDATAapp. Η ημερομηνία-ορόσημο είναι η 2α Νοεμβρίου 2026.
2. Αν θέλετε μεταβατική περίοδο, υποβάλετε εγκαίρως τη Δήλωση Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων στο myAADE.
3. Ρωτήστε τον προμηθευτή του προγράμματός σας αν συνδέεται με πάροχο, γιατί από 1/2/2027 η σύνδεση αυτή θα είναι απαραίτητη.
4. Ενημερώστε τα στοιχεία και τους ΑΦΜ πελατών και προμηθευτών στο πρόγραμμά σας.
5. Βεβαιωθείτε ότι το POS είναι συνδεδεμένο με την ταμειακή ή το πρόγραμμά σας και ότι οι αποδείξεις διαβιβάζονται κανονικά.
6. Εκδίδετε ψηφιακό δελτίο για κάθε μεταφορά εμπορευμάτων και ετοιμάστε από τώρα τη διαδικασία παραλαβής για το 2027.
7. Κάθε μήνα, πριν τη δήλωση ΦΠΑ, ελέγξτε με τον λογιστή σας ότι έσοδα και έξοδα στο myDATA συμφωνούν με τα βιβλία.

Είμαστε εδώ για να βοηθήσουμε

Δεν ξέρετε ποιο κανάλι ταιριάζει στην επιχείρησή σας ή αν το πρόγραμμά σας είναι έτοιμο για τις 2 Νοεμβρίου; Αναλαμβάνουμε τη μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση, τις δηλώσεις στο myAADE και τον τακτικό έλεγχο του myDATA, μέσα από τις λογιστικές μας υπηρεσίες. Ελάτε στο γραφείο μας στη Σερδάρογλου 2 στην Καβάλα, τηλεφωνήστε στο 2510 835359 ή στείλτε email στο info@maxairidou.com. Μπορείτε επίσης να κλείσετε ραντεβού online.

Συχνές ερωτήσεις